Asiakirjahallinta: dokumenttien hallinta, digitointi ja arkistointi
Tehokas asiakirjahallinta vähentää dokumenttien etsimiseen kuluvaa aikaa 50–70 %. Paperisten arkistojen digitointi maksaa 0,05–0,30 €/sivu ja dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönotto 2 000–15 000 €.
Asiakirjahallinnan haasteet
Keskimääräinen tietotyöntekijä käyttää 2,5 tuntia päivässä dokumenttien etsimiseen. Paperiarkistot vievät toimitilaa, hidastavat prosesseja ja ovat haavoittuvaisia tulipalon tai vesivahingon varalta. Sähköinen asiakirjahallinta ratkaisee nämä ongelmat.
Sähköinen dokumentinhallinta (DMS)
Dokumentinhallintajärjestelmä tallentaa, luokittelee ja jakaa asiakirjat turvallisesti. Metatiedot ja hakutoiminnot löytävät oikean dokumentin sekunneissa. Versionhallinta varmistaa, että kaikki työskentelevät ajantasaisella versiolla. Käyttöoikeudet rajaavat pääsyn arkaluontoisiin tietoihin.
Pilvipohjaiset ratkaisut (SharePoint, Google Workspace, M-Files) ovat yleistyneet ja mahdollistavat etätyöskentelyn. On-premise-ratkaisut sopivat yrityksille, joilla on tiukat tietoturvavaatimukset.
Arkistojen digitointi
Digitointiprojekti alkaa arkiston inventoinnilla: mitä säilytetään, mitä hävitetään ja mitä digitoidaan. Skannaus tehdään ammattilaitteistolla ja tiedostoille lisätään metatiedot automaattisesti (OCR-tekstintunnistus). Alkuperäiset paperit voidaan hävittää digitoinnin jälkeen, paitsi jos laki vaatii niiden säilyttämistä.
Tarkistuslista: Mitä mainita tarjouspyynnössä
Käy läpi nämä kohdat varmistaaksesi, että tarjouspyyntösi sisältää kaikki oleelliset tiedot.
Tärkeät tiedot
Nämä asiat kannattaa erityisesti huomioida.
Valokuvat ja liitteet
Ota kuvat tai valmistele nämä tiedot tarjouspyyntöäsi varten.
- Arvio arkiston laajuudesta (hyllymetrit, sivumäärä)
- Lista asiakirjatyypeistä ja säilytysajoista
- Nykyiset dokumentinhallintajärjestelmät ja prosessit
💡 Erityishuomiot: Asiakirjahallinta
Asiakirjahallinnassa tietoturva on kriittistä. Digitointi säästää tilaa ja parantaa löydettävyyttä. Säilytysajat voivat olla lakisääteisiä. Hävityksen tulee tapahtua turvallisesti.
Haluatko, että paikalliset yritykset ottavat sinuun yhteyttä?
Voimme välittää tietosi alueen asiakirjahallinta-ammattilaisille, jotka ottavat sinuun yhteyttä tarjouksillaan.
Näin se toimii:
- 1Kerrot paikkakuntasi ja sähköpostisi
- 2Välitämme tietosi luotetuille alueen yrityksille
- 3Yritykset ottavat sinuun suoraan yhteyttä tarjouksillaan
- 4Vertailet ja valitset parhaan – ei sitoumuksia
Usein kysytyt kysymykset
Paljonko dokumenttien digitointi maksaa?
Kuinka kauan asiakirjoja pitää säilyttää?
Voiko kaiken arkiston siirtää sähköiseen muotoon?
Valmis aloittamaan?
Kerro projektistasi ja saat tarjouksia alueen asiakirjahallinta-ammattilaisilta. Vertailu on helppoa ja palvelu on ilmainen.
Pyydä tarjouksia ilmaiseksiLataa valmis tarjouspyyntöpohja
Käytä valmiita Word- ja Excel-pohjia vertaillaksesi tarjouksia helposti.
Lähetä pohjat sähköpostiisi
Saat Word-tarjouspyyntöpohjan ja Excel-vertailutaulukon suoraan sähköpostiisi.
Voit peruuttaa tilauksen milloin tahansa. Tietosuojaseloste